Onroerende activiteiten in België / Verplichte administraties

1.1. Registratie

De mogelijkheden zijn:

De aanstelling van een individueel aansprakelijk vertegenwoordiger
De aanstelling van een globaal aansprakelijk vertegenwoordiger
Rechtstreekse registratie

Toepassing van de ene of andere regeling is afhankelijk van de plaats van vestiging van de onderneming, de aard van de uitgeoefende handelingen en de vraag of afnemers al dan niet beschikken over een Belgisch BTW nummer.

1.1.1 Individueel aansprakelijk vertegenwoordiger

De mogelijkheden onder deze ‘oude’ regeling blijven nog steeds het ruimst. Een aanvraag wordt ingediend indien de onderneming is gevestigd buiten de EU en de handeling bestaat in;

levering die plaatsvindt in België OF

dienst die plaatsvindt in België OF

invoer OF

intracommunautaire verwerving OF

plaatsing onder BTW entrepot

Let wel, in de mate dat de BTW kan worden verlegd naar de medecontractant kan ook een niet EU onderneming factureren met verlegging van BTW, dus zonder aanstelling van een aansprakelijk vertegenwoordiger.

1.1.2 Globaal aansprakelijk vertegenwoordiger

Deze regeling bestaat erin dat de buitenlandse – niet EU onderneming - handelingen stelt niet onder een eigen BTW nummer maar onder nummer van een globaal aansprakelijk vertegenwoordiger. Dit kan voor;

invoer met oog op verdere intracommunautaire levering

plaatsing van goederen onder BTW entrepot

ontrekken van goederen aan BTW entrepot m.o.o. een levering ervan vrij van BTW

intracommunautaire verwerving m.o.o. verdere uitvoer

Kortom telkens handelingen waarvoor in België een vrijstelling van BTW kan worden genoten.

1.1.3. Rechtstreekse registratie

Deze mogelijkheid geldt enkel voor EU ondernemingen

(4)
, en vergt niet langer de tussenkomst van een aansprakelijk vertegenwoordiger.
De onderneming volstaat met het opgeven van een correspondentieadres, desgevallend met de aanstelling van een gevolmachtigde voor naleving van de formaliteiten.
De registratie is verplicht indien de onderneming is gevestigd binnen de EU en volgende handelingen verricht:

levering die plaatsvindt in België OF

dienst die plaatsvindt in België OF

invoer OF

intracommunautaire verwerving OF

plaatsing onder BTW entrepot

Let wel, in de mate dat de BTW kan worden verlegd naar de medecontractant kan men factureren met verlegging van BTW, dus zonder rechtstreekse registratie.

(4) De mogelijkheid zal in de toekomst ook openstaan voor niet EU ondernemingen gevestigd in een land waarmee de Europese Unie een samenwerkingsakkoord afsloot wat betreft de controle en inning van BTW.

1.2 Voldoen van de BTW / aangifteformaliteiten

Beschikt de onderneming over een Belgische BTW registratie, wordt iedere Belgische transactie verwerkt in de periodieke BTW aangifte.
Dit ongeacht of BTW al dan niet wordt verlegd naar de medecontractant.
Dus ook indien men factureert met verlegging moet de ‘Belgische’ factuur worden verwerkt in een Belgische BTW aangifte.
Omgekeerd heeft de onderneming geen Belgische BTW registratie, en wordt de BTW verlegd naar de medecontractant, moet de onderneming uiteraard geen enkele Belgische aangifteverplichting naleven.

Het is de medecontractant die de BTW vermeldt in zijn periodieke of éénmalige aangifte.
Wordt er gefactureerd met verlegging van BTW, wordt op factuur expliciet vermeld ‘BTW verlegd'.

1.3 Samengevat

U factureert met verlegging van BTW en bent niet verplicht U te laten registreren in België indien U goederen levert of diensten presteert aan:

Een Belgisch BTW–plichtige
Een buitenlandse onderneming met Belgisch individueel aansprakelijk vertegenwoordiger

Omgekeerd, u kan geen BTW verleggen en moet een rechtstreekse registratie aanvragen indien U goederen levert of diensten presteert (ook) aan:

Een particulier
Een buitenlandse onderneming met Belgisch globaal aansprakelijk vertegenwoordiger
Een buitenlandse onderneming met rechtstreekse registratie

2. Bewijs van Ondernemersvaardigheden

De vestigingsvereisten voor bepaalde activiteiten in België zijn gereglementeerd bij Koninklijk Besluit (bv. voor aannemer metsel- en betonwerken, voor aannemer-tegelzetter, enz.).

Indien Uw vennootschap of éénmanszaak een gereglementeerde activiteit uitoefent en minder dan 50 werknemers tewerkstelt, moet zij in het bezit zijn van een bewijs van ondernemersvaardigheden dat wordt afgeleverd door de FOD Economie.
Dit attest wordt o.m. afgeleverd op voorlegging van o.a. een EU-verklaring die U kan bekomen bij de Kamer van Koophandel waar U bent ingeschreven.

Indien Uw vennootschap of éénmanszaak meerdere gereglementeerde beroepen uitoefent zal aan de specifieke vereisten voor elk van de gereglementeerde beroepen dienen te worden voldaan.

3. Hoofdelijke (getrapte) aansprakelijkheid voor fiscale & sociale schulden

Een opdrachtgever voor een werk in onroerende staat moet nagaan of een (onder-) aannemer fiscale en/of sociale schulden heeft.
Is dat het geval dient op elke betaling aan de aannemer een inhouding te gebeuren.

Of er fiscale schulden zijn, komt de opdrachtgever te weten door raadpleging van een databank die Financiën daartoe specifiek heeft opgezet. De databank is te raadplegen via de websitehttp://www.myminfin.be > Zonder authentificatie > E-services > Attesten > Inhoudingsplicht.

Buitenlandse ondernemingen die niet over een Belgisch ondernemingsnummer beschikken kunnen om een specifiek betalingsattest verzoeken bij het Ontvangkantoor Brussel Buitenland ontv.db.brussel.buitenld@minfin.fed.be  .

Omwille van privacyredenen vermeldt de databank niet het bedrag van de schuld. Daarvoor moet de opdrachtgever terecht bij de aannemer zelf die een attest met het bedrag van de schuld aflevert.
Volgende mogelijkheden doen zich voor;

1. Het bedrag van de factuur van de aannemer bedraagt minder dan 7.143 EUR excl. BTW.
    De opdrachtgever zal steeds 15 % van de factuur inhouden en doorstorten aan de
    belastingdienst, ongeacht de hoogte van de fiscale schuld.

2. Het bedrag van de factuur is gelijk aan of hoger dan 7.143 EUR excl. BTW.
    De opdrachtgever verzoekt de aannemer om een attest met vermelding van het bedrag van
    de schuld.
    Is de schuld lager dan 15 % van de factuurprijs, kan de opdrachtgever zijn inhouding
    beperken tot dat bedrag.
    Is de schuld gelijk aan of hoger dan 15 %, bedraagt de inhouding 15 % van het
    factuurbedrag.
    Dit laatste is ook van toepassing indien de aannemer nalaat binnen de maand een attest
    te bezorgen aan de opdrachtgever.

Het bedrag van de inhouding wordt gestort op het rekeningnummer BE33 6792 0023 2046 van het Ontvangkantoor van de Directe Belastingen- Brussel 3 en Bijzondere Inningen met vermelding van het ondernemingsnummer van de aannemer en het bedrag en datum van de factuur.
Ook wordt een kopie van de factuur aan het Ontvangkantoor bezorgd.

Vindt geen inhouding en doorstorting plaats in de gevallen waarin dat vereist is, loopt de opdrachtgever het risico op een dubbele sanctie.
Zo kan hij of zij hoofdelijk aansprakelijk worden gesteld voor de fiscale schulden van de aannemer. De aansprakelijkheid wordt beperkt tot 35 % van de totale prijs van het werk excl. BTW. Verder kan het verschuldigd bedrag van de inhouding worden “verdubbeld” en als boete worden gevorderd bij de opdrachtgever.

Voor een schematische voorstelling van het fiscale luik, klik hier .

Over het bestaan van sociale schulden kan een databank worden geraadpleegd op de website
http://www.socialsecurity.be .
Volgende mogelijkheden ;

1. Het bedrag van de factuur van de aannemer bedraagt minder dan 7.143 EUR excl. BTW.
    De opdrachtgever zal steeds 35 % van de factuur inhouden en doorstorten aan de
    belastingdienst, ongeacht de hoogte van de fiscale schuld.
    Wel kan de dienstverrichter op eigen initiatief een attest voorleggen waaruit de hoogte van de
    schuld blijkt. Indien daaruit blijkt dat de hoogte van de schulden kleiner is dan hetgeen dient te
    worden ingehouden op de factuur, kan hij vragen de inhouding te beperken tot het bedrag van
    de schulden.

2. Het bedrag van de factuur is gelijk aan of hoger dan 7.143 EUR excl. BTW.
    De opdrachtgever verzoekt de aannemer om een attest met vermelding van het bedrag van
    de schuld.
    Is de schuld lager dan 35 % van de factuurprijs, kan de opdrachtgever zijn inhouding
    beperken tot dat bedrag.
    Is de schuld gelijk aan of hoger dan 35 %, bedraagt de inhouding 35 % van het
    factuurbedrag.
    Dit laatste is ook van toepassing indien de aannemer nalaat binnen de maand een attest
    te bezorgen aan de opdrachtgever.

Het ingehouden bedrag wordt overgeschreven op rekeningnummer BE76 6790 0001 9295.
Bij niet-inhouding en doorstorting kan de hoofdelijke aansprakelijkheid, in tegenstelling tot het fiscale luik, oplopen tot 100% van het factuurbedrag.
Indien tevens sprake van fiscale schulden, wordt de hoofdelijke aansprakelijkheid beperkt tot 65%.

Eveneens beschikbaar op de website zijn gegevens met betrekking tot ondernemingen niet ingeschreven bij de RSZ als actief werkgever, maar die over een ondernemingsnummer beschikken en onderworpen zijn aan de inhoudingsplicht.

Voor een schematische voorstelling van het sociale luik, klik hier .

De regeling werd een eerste maal uitgebreid in 2012.
Voor situaties waarin een hele keten ontstaat van opdrachtgevers, aannemers, en onderaannemers geldt een "getrapte" aansprakelijkheid.
De RSZ en belastingdienst kan elke partij in de keten (achtereenvolgens) aanspreken voor de sociale en/of fiscale schulden van de (onder-) aannemers.
Wordt een partij aangesproken, heeft die 30 dagen de tijd om te betalen.
Gebeurt dat niet, wordt de partij hogerop in de keten aangesproken.
De regeling werd tevens uitgebreid tot de bewakings- en vleessector.

Een tweede uitbreiding vond plaats in augustus 2015.
De getrapte aansprakelijkheid gaat nu ook door tot de uiteindelijke opdrachtgever.
Ook hij of zij kan voortaan aangesproken worden voor de schulden van onderaannemers.

Let wel, er is niets gewijzigd voor particuliere opdrachtgevers.
Net zoals voorheen worden zij niet bedoeld.

4. Tewerkstelling van werknemers

4.1. Detacheringsbewijs A1 - formulier
4.2. Limosa
4.3. Sociaal mandataris
4.4. PDOK
4.5. De werfmelding
4.6. De Construbadge en de elektronische registratieverplichting - Checkinatwork

4.1. Detacheringsbewijs A1 - formulier

Elk naar België gedetacheerde werknemer dient verplicht in het bezit te zijn van een detacheringsbewijs / A1 (voorheen was dit het E101-formulier). De bevoegde afleveringsinstantie voor Nederland is de Sociale Verzekeringsbank afdeling internationale detachering, Postbus 357 - 1181 AJ Amstelveen.

Het document geldt als bewijs dat de werknemer onderworpen blijft aan het sociaal zekerheidsstelsel van zijn woonland. De formulieren worden afgeleverd voor een maximale periode van 5 jaar. Eventueel te verlengen onder specifieke voorwaarden.

4.2. Limosa

De meldingsplicht geldt voor werknemers die tijdelijk of gedeeltelijk in België worden tewerkgesteld door buitenlandse (niet in België gevestigde) werkgevers. Ook zelfstandigen die hier tijdelijk actief zijn, maar niet permanent verblijven en stagiairs die hier een stageprogramma afwerken, dienen zich aan te melden.

Voor personen die regelmatig in verschillende landen werken, waarvan een belangrijk deel in België bestaat een vereenvoudigde Limosa-melding. De Limosa-melding blijft geldig voor de volledige duur van activiteit in België en zal dus vaak samenlopen met de duur van de detachering. Een vereenvoudigde Limosa-melding is beperkt tot maximaal 12 maanden, maar kan voor een zelfde duur worden verlengd. Na elke melding wordt een ontvangstbewijs afgeleverd die elke persoon die wordt tewerkgesteld bij zich moet hebben en dient voor te leggen aan zijn of haar opdrachtgever of klant. Het niet-aanmelden of het niet kunnen voorleggen van het ontvangstbewijs kan leiden tot administratieve- en strafrechtelijke sancties zowel voor de tewerkgestelde als voor de opdrachtgever.

Met de nieuwe meldingsplicht zal de dubbele salarisadministratie tot het verleden behoren, aangezien niet langer individuele rekeningen en loonafrekeningen dienen te worden opgesteld. De werkgever dient wel gelijkaardige documenten die worden opgesteld volgens de wetgeving van het land van herkomst voor te kunnen leggen.
Ook het arbeidsreglement en het personeelsregister zijn niet langer vereist.

Volgende personen zijn vrijgesteld:

Werknemers en zelfstandigen uit de sector van het internationaal vervoer van personen of goederen.
Werknemers en zelfstandigen die wetenschappelijke congressen bijwonen.
Personen die naar België komen voor het bijwonen van vergaderingen in “beperkte kring”.
Die vergaderingen mogen dan niet meer tijd in beslag nemen dan 5 dagen per maand.
Personen die zorgen voor assemblage of eerste installatie van een goed en gedetacheerd zijn door de onderneming die het goed levert. Het werk mag niet langer duren dan 8 dagen.
Gespecialiseerde technici die dringende onderhouds-of reparatiewerken uitvoeren aan machines of apparatuur voor maximaal 5 dagen per maand.
Zelfstandige zakenlui en de bestuurders van vennootschappen voor maximaal 5 dagen per maand.
Sportlui die deelnemen aan internationale sportwedstrijden.
Artiesten, wetenschappers en onderzoekers.
Personen actief in een overheidsdienst, internationale instellingen of diplomatieke zendingen.

De Limosa-melding kan verricht worden via de website van de sociale zekerheid, www.sociale-zekerheid.be of rechtstreeks via de website www.limosa.be .

4.3. Sociaal mandataris

Uw vennootschap of éénmanszaak dient in België een natuurlijk persoon aan te duiden voor het bijhouden en bewaren van alle sociale documenten. De naam van deze persoon moet bekend gemaakt worden bij het Ministerie van Tewerkstelling en Arbeid bij aangetekend schrijven.

Tot de sociale documenten behoren;

de individuele rekeningen of loonstaten;
het arbeidsreglement waarin o.m. voorkomen: arbeidsduur, dienstregelingen, betalingen van het loon, enz.

4.4. PDOK

De aansluiting bij het P.D.O.K. is nog steeds verplicht. De bijdragen voor het weerverlet zijn evenwel niet langer van toepassing, indien

de werkgever in de EU gevestigd is;
de werknemers voor de periode dat ze in België tewerk zijn gesteld in het land waar de werkgever is gevestigd gelijkaardige sociale voordelen genieten.

De Belgische bouwsector voorziet voor haar werknemers in een eindejaarspremie onder de vorm van getrouwheidskaarten. De premie 9,12% op het jaarlijkse brutosalaris. Een buitenlandse werkgever die werknemers naar België detacheert wordt hier dus mee geconfronteerd. De buitenlandse werkgever blijft echter ook in het land van waaruit de werknemers worden gedetacheerd de gewone sociale premieheffing betalen.
Destijds is een ‘tijdelijk’ bilateraal akkoord gesloten tussen België en Nederland wat voorzag in een vrijstelling van deze premieverplichting voor vanuit Nederland gedetacheerde werknemers. Deze overeenkomst is echter nooit verlengd, waardoor de heffing opnieuw wordt toegepast voor 2006.

Er zijn voor een buitenlandse werkgever twee mogelijkheden om te ontsnappen aan de premiebetaling:

hij of zij betaalt reeds vrijwillig een aanvullende vergoeding van minimaal 9% bovenop het salaris van de naar België gedetacheerde werknemers;
hij of zij betaalt spontaan een jaarlijkse premie van 9% aan die werknemers en kan daarvan de nodige bewijsstukken voorleggen.

Vrijstelling van de premiebetaling geldt wel voor gedetacheerde werknemers onderworpen aan de Nederlandse CAO’s voor de bouw, omdat die CAO’s immers zelf voorzien in de betaling van een extra premie.

4.5. De werfmelding

Voor aannemers die beroep doen op onderaannemers bestaat een verplichting tot voorafgaande werkmelding bij de RSZ. De meldingsplicht moet de administratie toelaten een efficiënte controle te voeren op de correcte naleving van fiscale en sociale verplichtingen.

De werfmelding moet steeds vóór aanvang van de werken plaatsvinden, elektronisch via de portaalsite van de RSZ (Aangifte ‘Unieke Werfmelding’).

Vrijstelling
Sommige werken zijn vrijgesteld van de melding. Concreet gaat het om:
- werken waar bij de aanvang geen onderaanneming is voorzien
- werken waarvan het totaalbedrag niet meer dan 25.000 euro (exclusief BTW) bedraagt

Let wel: de vrijstelling vervalt indien tijdens de uitvoering van de werken aan één van de voorwaarden niet langer wordt voldaan. Bijvoorbeeld als tijdens de loop van de werken beroep wordt gedaan op een onderaannemer of als de kosten de drempel van 25.000 euro overschrijden.
In beide gevallen moet de aannemer de RSZ onmiddellijk elektronische weg op de hoogte stellen.

4.6. De Construbadge en de elektronische registratieverplichting - Checkinatwork

De construbadge is een visueel identificatiemiddel voor alle arbeiders in de bouwsector.
Elke bouwvakkermoet de badge zichtbaar dragen wanneer hij op een werf aanwezig is. De sociale partners hebben dit identificatiemiddel uitgedacht in de strijd tegen de oneerlijke concurrentie en sociale dumping.
De gegevens op de badge zijn de naam van de werkgever en de werknemer, hun identificatienummer, het kaartnummer, foto van de werknemer en de geldigheidsduur van de badge.

Met ingang van 1 oktober 2014 werd tevens de elektronische registratieverplichting, of de "checkinatwork" op werven met een totaalwaarde van meer dan 800.000 EUR, verder uitgewerkt.
Via Checkinatwork doen werkgevers en aannemers aangifte van de werknemers die op bepaalde werkplaatsen aanwezig zijn. Het systeem registreert wie op welk moment en op welke plaats aanwezig is. Checkinatwork biedt ook een registratiemiddel aan werknemers of zelfstandige onderaannemers zelf. Zij kunnen zich voor aankomst op de werkplaats in het systeem aanmelden.

5. De veiligheidscoördinator

5.1. Wanneer van toepassing
5.2. De twee fasen in de veiligheidscoördinatie
5.3. Wie stelt de coördinator aan
5.4. Wanneer moet de coördinator worden aangesteld
5.5. Wat kost een coördinator
5.6. De coördinatiedocumenten

5.6.1. Het veiligheids- en gezondheidsplan
5.6.2. Het coördinatiedagboek
5.6.3. Het postinterventie dossier

5.7. De coördinatiestructuur

5.1. Wanneer van toepassing

Voor werven waar ten minste twee verschillende aannemers tegelijkertijd of achtereenvolgens actief zijn. Onder werven worden dan bedoeld alle bouwwerken in traditionele zin van het woord waaronder graafwerken, funderingswerken, enz.

Uitzonderingen zijn boor- en winningwerkzaamheden, montage en onderhoud van installaties, ...
Aannemer is ieder natuurlijk of rechtspersoon die activiteiten verricht tijdens de uitvoeringsfase van het bouwwerk.

5.2. De twee fasen in de veiligheidscoördinatie

Een onderscheid wordt gemaakt tussen de ontwerpfase waarin optreedt de "coördinator-ontwerp", en de uitvoeringsfase waarin optreedt de "coördinator-verwezenlijking".

Waarom veiligheidscoördinatie in de ontwerpfase, precies omdat de oorzaak van vele ongevallen rechtstreeks verband houdt met foute keuzes, tekortkomingen, enz. gedurende de uitvoering van het ontwerp.
Het is de taak van de coördinator-ontwerp ervoor te zorgen dat het ontwerp rekening houdt met de beginselen van risicopreventie. Ook met latere onderhoudsactiviteiten of herstellingswerkzaamheden zal hij rekening houden. (postinterventiedossier)

De coördinator-ontwerp en de coördinator-verwezenlijking kunnen twee verschillende personen zijn. In praktijk zal het vaak voorkomen dat de ene de architect is, en de andere de aannemer.

5.3. Wie stelt de coördinator aan

In de ontwerpfase is dat de opdrachtgever-bouwheer. Enkel indien vaststaat dat de werken door één enkel aannemer worden uitgevoerd dient geen coördinator-ontwerp te worden aangesteld. Ook in de uitvoeringsfase is het de opdrachtgever-bouwheer die de verplichting heeft ditmaal de coördinator-verwezenlijking aan te stellen.

Worden de werken uitgevoerd voor rekening van een particulier, en zijn ze niet bedoeld tot commercieel of professioneel gebruik, wordt de verplichting overgedragen op de bouwdirectie. Vaak is dat de architect, of aannemer.

5.4. Wanneer moet de coördinator worden aangesteld worden

Dat gebeurt voor uitwerking van het project – dus voor het opmaken van het lastenboek. De coördinator-verwezenlijking wordt aangesteld vóór het begin van de werken. De aanstelling gebeurt middels een schriftelijke overeenkomst. In die overeenkomst moeten een aantal vermeldingen worden opgenomen waaronder;

de opsomming van de taken die de coördinator moet vervullen;
de datum waarop de uitvoering van de opdracht een start neemt, enz.

5.5. Wat kost een coördinator

Prijs is afhankelijk van o.m. de grootte van de werf, de duur van de werken, moeilijkheidsgraad, enz.

Personen die in aanmerking komen kan U vinden op de website van de Vlaamse Beroepsvereniging voor Veiligheidscoördinatoren www.vbvc.be;

Verder kan U beroep doen op de twee beroepsorganisaties van veiligheidscoördinatoren:

VCCS, tel 02/706.05.70, fax 02/706.05.79;
De BIBCO, tel 02/661.14.88 , fax 02/661.12.98

5.6. Wie stelt de coördinator aan

Er zijn drie coördinatiedocumenten die verplicht moeten worden opgesteld en bijgehouden. De opstelling van de documenten is één van de taken van de coördinator-ontwerp die ze vervolgens overdraagt aan de coördinator-verwezenlijking. Op het einde van de coördinatie-opdracht worden de documenten ter beschikking gesteld aan de opdrachtgever of bouwdirectie.

5.6.1. Het veiligheids- en gezondheidsplan

Dit plan bevat alle voorzieningen inzake risicopreventie, veiligheid en gezondheid van de werknemers op de bouwplaats. In het plan staan alle maatregelen ter voorkoming van ongevallen.

Er wordt afhankelijk van de omvang van de werf voorzien in een volledige versie of een vereenvoudigd plan.

5.6.2. Het coördinatiedagboek

Het bijhouden van dit boek laat coördinatoren toe de verschillende nuttige informaties voor hun opdracht op papier te zetten en nota te nemen van de gebeurtenissen van belang voor de uitoefening van hun taak.

5.6.3. Het postinterventie dossier

Dit dossier wordt opgesteld op basis van de kenmerken van de werf en bevat vooral een aantal gegevens op het gebied van risicopreventie nuttig voor de latere uitvoering van herstellings- en onderhoudswerken.