Actua

UBO register – Nieuwe verplichtingen

In onze eerdere nieuwbrieven (o.a. nrs. 110 en 116) informeerden wij u reeds omtrent de wettelijke verplichting om de uiteindelijke begunstigden (UBO) van een vennootschap, (internationale) vereniging of stichting te registreren in het daartoe voorziene UBO-register.
Deze verplichtingen worden, d.m.v. een KB van 23 september 2020, aangevuld en gewijzigd waardoor de UBO-regelgeving afgestemd wordt op de anti-witwasrichtlijnen, het nieuwe Wetboek Vennootschappen en Verenigingen alsook GDPR (privacy).
Deze nieuwe verplichtingen gelden onmiddellijk voor nieuwe inschrijvingen vanaf 11 oktober 2020 terwijl voor reeds uitgevoerde inschrijvingen een overgangsregel is voorzien zodat men tijd heeft tot en met 30 april 2021 om aan de gewijzigde regels te voldoen.
Hieronder vatten we kort de belangrijkste wijzigingen samen;

 

Onrechtstreekse uiteindelijk begunstigde

Volgens de ‘oude’ UBO regelgeving moest men voor een uiteindelijke begunstigde die, al dan niet via één of meerdere tussenliggende entiteiten, eigenaar is of controle heeft over vennootschap enkel het uiteindelijk gewogen percentage aandelen of stemrechten registreren.
In de praktijk moest men echter ook het gewogen percentage van aandelen of stemrechten van de onrechtstreekse uiteindelijke begunstigde(n) registeren. De nieuwe regelgeving brengt de regelgeving in lijn met deze praktijk. Wel moet voor elke tussenliggende entiteit het bewijs worden toegevoegd dat de geregistreerde informatie actueel, adequaat en nauwkeurig is.

 

Buitenlandse trusts

Trusts en gelijkaardige juridische constructies opgericht buiten België worden tevens geviseerd via de nieuwe regelgeving zodat een registratie in het UBO-register vereist is indien de trustee(s) een band heeft(hebben) met België of de trust een zakelijke relatie aangaat of onroerend goed verwerft in België. Ook voor een trust of gelijkaardige juridische constructie moet het vereiste bewijs toegevoegd worden.
Deze wijziging heeft bovendien tot gevolg dat de trust of gelijkaardige juridische constructie in de KBO ingeschreven moet worden aangezien een registratie in het UBO-register op basis van het KBO-nummer gebeurt.

 

Bewijs van actuele, nauwkeurige en adequate informatie

Op basis van de nieuwe regelgeving moet het bewijs geleverd worden dat de in het register opgenomen informatie “actueel, adequaat en nauwkeurig’ is. Er is geen lijst opgenomen met de documenten die hiervoor toegevoegd kunnen worden zodat het aan de informatieplichtigen zelf is om te bepalen welke documenten (bv.: aandelenregister, uittreksel schenkingsakte, …) noodzakelijk zijn.
Indien de informatie van het register wijzigt moet het bewijs hiervan toegevoegd worden aan het register.
De toegevoegde documenten kunnen enkel ingezien worden door de bevoegde autoriteiten (o.a. anti-witwas autoriteiten en de belastingadministratie).

 

Toegang tot het UBO-register en zichtbaarheid

Zowel de actuele gegevens als de historiek van de geregistreerde gegevens zullen geraadpleegd kunnen worden waarbij elk lid van de bevolking toegang krijgt tot de gegevens van de bestuurders en vertegenwoordigers van een (internationale) vzw of stichting en van de stichters van een stichting zelfs zonder dat een legitiem belang hiervoor aangetoond moet worden.

Tegenover deze ‘vrije toegang’ staat dat de uiteindelijke begunstigde kan verzoeken om de toegang tot de informatie gedeeltelijk of volledig te beperken. Dergelijk verzoek wordt echter enkel in specifieke omstandigheden (bv.: risico op fraude, ontvoering, chantage, minderjarige of handelingsonbekwame UBO, …) toegestaan. Bij een negatieve beslissing kan een nieuw verzoek ingediend worden na twee maanden.

 

Beroep tegen opgelegde boetes

Er wordt een elektronische procedure voorzien zodat men, indien men dit wenst, gehoord kan worden indien er een administratieve boete werd opgelegd wegens het niet voldoen aan de verplichtingen.